Vers la facturation au fil de l'eau

En 5 ans, le bureau des entrées (BDE) a remis en cause ses modalités de fonctionnement pour acquérir une culture de résultats.
Il a acquis un nouveau rôle stratégique au coeur même des services de soins.

Une dynamique pluridisciplinaire

Avec la réforme de la Tarification A l’Activité (T2A), les ressources, dont se dote lui-même l’hôpital, conditionnent ses dépenses, et donc son avenir. Aussi, dès 2005, le centre hospitalier a initié un projet : améliorer le recouvrement en simplifiant le parcours patient. Le groupe de travail constitué a fédéré autour du service des admissions, médecins, Département d’Information Médicale (DIM), secrétaires médicales.

A l’issue de l’état des lieux, la conviction a été unanime : la performance passe par la déconcentration de l’équipe administrative au sein des unités de soins.

Déconcentrer et responsabiliser

4 antennes médico-administratives dont 3 avec régie ont été créées à moyens constants : à la maternité, aux consultations externes, à l’hôpital de jour en 2006-2007, aux urgences en 2011, alors qu’en 2010 l’imagerie médicale s’est autonomisée dans le cadre d’un groupement de coopération sanitaire (GCS). Une gestionnaire et une secrétaire médicale y travaillent en binôme pour garantir le recueil optimal des informations liées aux droits des patients et encaisser immédiatement, si nécessaire, le montant restant à leur charge. Requalifiés suite à plusieurs formations tous les agents administratifs sont aujourd’hui polyvalents. Les méthodes de travail de l’équipe du BDE ont été revues (formalisation de procédures, développement des contrôles, des indicateurs).

Une articulation quotidienne s’est développée avec le DIM pour garantir une valorisation des séjours optimale et une identitovigilance exigeante. Des liens directs ont été noués avec la trésorerie, une rencontre mensuelle ayant été institutionnalisée.

Les outils de travail ont été adaptés : de nouveaux logiciels ont été acquis et/ou «up gradés», les PC ont été renouvelés. Pour un accueil plus accessible et convivial, une confidentialité respectée, tous les lieux d’accueil ont été ré agencés afin de satisfaire
aux exigences d’environnement du patient.

Des résultats encourageants

Partie d’un taux de recouvrement de 75% sur les hospitalisés et consultants, l’équipe atteint aujourd’hui des résultats performants : 99,47% en 2010, avec un délai de facturation réduit de 28%.

Grâce à la motivation de toute l’équipe, la dynamique d’amélioration continue de la qualité engagée se poursuit dans la perspective de la facturation individuelle au fil de l’eau prévue en 2013.